員工活動要自辦還是委外，得先看公司裡有誰能設計題目、帶領活動、處理現場問題。流程單純、內部有人能執行，紙本就可能夠用。需要整理題目、作答與活動紀錄，可以考慮數位平台；缺少設計或帶領人員，再找活動或課程團隊協助。
這幾種做法可以搭配使用。活動公司也能用數位平台，HR 可以委託課程設計，再由內部人員帶領。比起只問「有沒有 App」或「一人多少錢」，更需要弄清楚每項工作由誰負責。
題目、現場與報告，分別由誰負責？
| 工作 | 紙本自辦 | 數位平台自辦 | 委託活動／課程團隊 |
|---|---|---|---|
| 目標與題目 | 主辦方設計、印製 | 主辦方設計並設定題型 | 依委託範圍共同設計 |
| 站關與計分 | 依玩法配置人員、人工整理 | 明確答案可由系統判分，開放作答仍需安排審核 | 先確認主持、站關、審核是否包含 |
| 現場例外 | 主辦方處理 | 主辦方處理，技術支援依方案 | 依合約指定窗口與責任 |
| 活動報告 | 人工彙整紙本、照片與回饋 | 依功能與方案整理紀錄 | 先確認交付格式與解讀方式 |
| 再次開班 | 更新題目與紙本 | 調整活動內容與場次設定 | 確認內容使用、修改與再次執行費用 |
| 場地／交通／餐飲 | 主辦方安排 | 通常需另外安排或委託 | 不一定全包，逐項確認 |
各家服務範圍不同，上表可作為詢價時的對照。把同一份需求清單交給供應商，請對方列明報價包含哪些工作、哪些要另行安排。
哪些情況適合紙本？
活動不常舉辦、關卡少、題目與資料整理不複雜，而且現場有人能帶領時，紙本可能就足夠。安排時，要把印題目、向工作人員說明、回收答案與整理資料的時間算進去，也要想好臨時改題時怎麼通知各組。
費用要連同場次、人力與資料整理一起估算，才能比較紙本和數位方案。
哪些情況值得用數位平台？
如果你想在同一個後台整理題目、查看作答與活動進度，或經常修改內容、重複舉辦活動，可以試用數位平台。試用時，除了看題型與資料匯出功能，也要確認裝置和網路條件，並找一組人實際跑過流程。
以 Pilotrun 為例，選擇題與關鍵字題可自動判分，拍照與影片等開放作答依設定審核。需要人工審核的關卡仍要安排人員；課程設計與全程主持是否包含在費用內，也要另外確認。
企業數位闖關方案 提供活動流程示例；若已有人負責內容與執行，可以直接看平台自辦方案。
什麼時候應該委託課程或活動團隊？
內部缺少設計與帶領人員，或需要把訓練目標、活動與課後討論一起規劃時，可以考慮委託專業團隊。除了活動內容，洽談時還可以問：
- 你們如何把活動目標轉成具體任務？
- 現場帶領、交通、場地與其他行政事項，哪些在委託範圍內？
- 結案提供什麼資料？有沒有解讀說明？
- 下一梯次能沿用什麼？改題、換場地、再執行如何計價？
Pilotrun 的企業團隊課程設計 頁面列有訓練目標、任務設計與回顧討論的分工。其他供應商也可能同時提供平台、設計或現場服務，比較時仍要看各自報價包含什麼。
預算怎麼比較才不漏項？
在同一張需求表裡列出工具或平台、內容設計、現場人員、場地與行政、資料整理，以及再次開班的費用。內部人員的準備時間也要估算工作時數。
同一場活動，一份報價包含主持與題目設計，另一份只提供工具，光看總價就會比錯。人數、場次與服務內容不同，也很難套用同一個省錢比例。
價格方案頁 列出 Pilotrun 報價前需要的資訊；一般活動的後勤安排則見員工活動規劃流程。
自辦與委外的常見問題
用數位平台，還要派人站關嗎？
視題型而定。明確答案可自動判分；需要看作品、引導討論或處理現場狀況的活動，仍須配置人員。
活動公司是不是比較不適合重複開班？
要看雙方約定的內容使用權、資料交付，以及修改和再次執行的方式。平台自辦也需要計入更新內容與現場執行的成本。
還沒決定怎麼辦，從哪裡開始？
列出活動目標、場次，以及內部有哪些人可以協助，就能看出還缺工具、設計或現場服務，再帶著這份需求詢價。
需要訓練目標與引導設計，請看企業團隊課程設計。
