规划公司活动不可不知的 4 大关键

规划公司活动不可不知的 4 大关键

活动企划的范围非常广,各种产业也都需要,因此在为特定活动类型做规划时,要找到实用信息其实不容易。 公司活动企划是一个专门领域,如果没有正确的知识和工具,活动规划就容易变成棘手难题。

公司活动类型多元,可能是会议、研讨会、高阶主管旅游、产品发表会,或是员工表扬大会。 无论规划哪种活动,着手开始前都应做好充分准备。 完善准备和了解有助活动圆满成功、皆大欢喜!

不管你有没有公司活动企划的经验,要办好一场活动都得费尽心力。 也许你是筹划、举办过多场公司活动的老手,也许你是对公司活动企划了解不多的菜鸟。 无论如何,以下这些小撇步都能助你一臂之力,让你的活动更臻完美。

成功规划一场公司活动有许多细节,下面几项务必特别注意:

  • 简化活动报名流程
  • 用 App 维持公司品牌形象
  • 运用历史数据让今年的活动更完善
  • 和参与人员培养情谊

只要遵循这些原则,筹办一场完美的公司活动几乎唾手可得。 现在是不是跃跃欲试,想开始好好规划活动了呢? 让我们马上开始吧!

  1. 简化活动报名流程

举办会议或其他公司活动的过程中,报名可说是最复杂、最手忙脚乱的一环。 整理各式窗体、核对 email、文件和口头回复等等,很容易让人忙得焦头烂额,只能尽力掌握所有参与人员的数据。

但谁说报名程序一定得这么难搞? 报名流程其实能轻松完成,就看你有没有用正确的工具。

你应该选购一套活动报名软件,让软件来管理所有麻烦事。 如果软件平台能处理这些苦差事,我们又何必浪费时间、心力,用人工的方式处理报名呢?

实用的软件平台应该具备以下功能:

  • 客制化表單:一套好的活动报名软件,一定要让用户能依自身需求,设计客制化的窗体。 透过软件制作的窗体,能让你轻松搜集所需的任何数据。 如果因为没搜集到重要数据而束手无策,那多可惜! 窗体的设计也应该融入公司或活动的品牌。
  • 电子票券:如果参与人员能直接从手机上轻松取得电子票券,又何必寄走纸本票券、给自己多添麻烦? 使用纸本票券一定会有票券遗失的问题,还得额外花许多时间和人力保管、核对。 相比之下,电子票券简化报名和报到流程,省时省事又简便!
  • 付款处理功能:如果软件没有内建或整合的付款处理功能,就不用再考虑了。 参与人员购买票券时,应该享有顺畅无阻的付款体验。 务必确认你的软件能让参与人员使用各种在线付款方式,包含现金卡、信用卡、电子支票等等。

你的公司不应该花时间担心报名流程的小细节,而应着眼于筹办公司活动的大框架。

  1. 用 App 维持公司品牌形象

现今社会中,许多人双眼整天离不开手机屏幕。 行动科技已经是我们和他人沟通、处理事情的重要工具。 因此,千万别小看善用行动科技的好处!

不过,如果 App 设计不佳又难用,只会徒增大家报名的不便。 好的活动 App 提供用户高水平的流畅体验。 参与人员要能直接从行动装置下载 App,存取所有重要信息。 他们也应该能透过 App 轻松叫出电子票券,如此就能避免在入口报名处衍生棘手状况。

别忘了挑选能将品牌意象融入 App 图标和接口的软件平台,才能反映公司独特的视觉品味。

在下手选用任何软件平台之前,请务必确认:

  • 符合支付卡产业数据安全标准:如此便能确保 App 的付款处理系统遵循在线支付安全的标准,也能让 App 用户放心使用,在购买票券时保障数据安全。
  • API兼容性:App 搜集的数据应该能轻松转移到你的客户关系管理 (CRM) 系统或任何使用的数据库。 API 兼容性能确保你存有所有需要的数据,方便未来活动企划参考使用。

你可能会问:如果有一项数据我需要搜集,但没有一个软件平台能提供相关功能,怎么办?

答案其实很简单:找到愿意合作的软件供货商,请对方协助整合你需要的功能,就能让报名程序更流畅、让你的公司教育活动更顺利。

  1. 运用历史数据让今年的活动更完善

规划一场高质量的活动,需要充分的信息,并根据活动需求、审慎做出最正确的决定。 每年活动所搜集的数据都应该用来让下一场活动更好。

我们都希望参与人员喜欢公司活动,积极参与会场的各种活动和每个环节。

如果活动报名软件搜集的所有信息能轻松传输到数据库中,你就能随时依需求使用。

不妨考虑针对以下项目搜集数据:

  • 活动参与人数
  • 参与人员名单
  • 热门和冷门的活动项目
  • 会议或活动人潮最热络的日期和时段

这些信息有助你未来筹办活动时,做更完善的规划。有时候,预测公司活动是否成功、那些活动会大受好评并不简单,但有了历史数据,你就不会投入大量时间,却每年都重蹈覆辙。

  1. 和参与人员培养情谊

规划公司活动常需要花无数个小时处理文件,也常因此忘了举办这些活动的初衷。 记得随时提醒自己参与人员的需求和公司的核心宗旨。

和参与人员建立良好关系,并用心培养、维系,就能拓展人脉、为自己和公司创造更多成长契机。

凝聚参与人员向心力、创造舒适的会议氛围有个简单的方法,就是设计客制化小物,例如印有公司品牌的 T 恤。

然而,要培养长久的关系不容易,让参与人员怀抱参与会议的心态就是个难题。 但不只如此,喜欢一场会议和实际长期积极参与一个组织有很大的差别。

不妨采取简单有效的 email 营销计划,让你即使在会议结束后仍能和参与人员保持联络。 Email 营销工具要能让你向参与人员传送个人化、融入品牌意象的讯息。

别忘了在会议前几天,运用 email 营销策略传送欢迎信,就能在会议正式开始前先打好关系基础,也能让参与人员了解近期活动,以及未来其他联络互动的管道。

规划公司活动实在不容易,可能让人压力大得喘不过气、忙得天昏地暗。 不过,只要有正确的工具和信息,你就能克服一切挑战。 事先研拟筹办策略,妥善运用参与人员数据、简化报到流程,就能完美掌握时间、成功举办公司活动,同时强化品牌形象。

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