規劃公司活動不可不知的 4 大關鍵
活動企劃的範圍非常廣，各種產業也都需要，因此在為特定活動類型做規劃時，要找到實用資訊其實不容易。公司活動企劃是一個專門領域，如果沒有正確的知識和工具，活動規劃就容易變成棘手難題。
公司活動類型多元，可能是會議、研討會、高階主管旅遊、產品發表會，或是員工表揚大會。無論規劃哪種活動，著手開始前都應做好充分準備。完善準備和了解有助活動圓滿成功、皆大歡喜！
不管你有沒有公司活動企劃的經驗，要辦好一場活動都得費盡心力。也許你是籌畫、舉辦過多場公司活動的老手，也許你是對公司活動企劃了解不多的菜鳥。無論如何，以下這些小撇步都能助你一臂之力，讓你的活動更臻完美。
成功規劃一場公司活動有許多細節，下面幾項務必特別注意：
- 簡化活動報名流程
- 用 App 維持公司品牌形象
- 運用歷史數據讓今年的活動更完善
- 和參與人員培養情誼
只要遵循這些原則，籌辦一場完美的公司活動幾乎唾手可得。現在是不是躍躍欲試，想開始好好規劃活動了呢？讓我們馬上開始吧！
- 簡化活動報名流程
舉辦會議或其他公司活動的過程中，報名可說是最複雜、最手忙腳亂的一環。整理各式表單、核對 email、文件和口頭回覆等等，很容易讓人忙得焦頭爛額，只能盡力掌握所有參與人員的資料。
但誰說報名程序一定得這麼難搞？報名流程其實能輕鬆完成，就看你有沒有用正確的工具。
你應該選購一套活動報名軟體，讓軟體來管理所有麻煩事。如果軟體平台能處理這些苦差事，我們又何必浪費時間、心力，用人工的方式處理報名呢？
實用的軟體平台應該具備以下功能：
- 客製化表單：一套好的活動報名軟體，一定要讓使用者能依自身需求，設計客製化的表單。透過軟體製作的表單，能讓你輕鬆蒐集所需的任何資料。如果因為沒蒐集到重要資料而束手無策，那多可惜！表單的設計也應該融入公司或活動的品牌。
- 電子票券：如果參與人員能直接從手機上輕鬆取得電子票券，又何必寄送紙本票券、給自己多添麻煩？使用紙本票券一定會有票券遺失的問題，還得額外花許多時間和人力保管、核對。相比之下，電子票券簡化報名和報到流程，省時省事又簡便！
- 付款處理功能：如果軟體沒有內建或整合的付款處理功能，就不用再考慮了。參與人員購買票券時，應該享有順暢無阻的付款體驗。務必確認你的軟體能讓參與人員使用各種線上付款方式，包含現金卡、信用卡、電子支票等等。
你的公司不應該花時間擔心報名流程的小細節，而應著眼於籌辦公司活動的大框架。
- 用 App 維持公司品牌形象
現今社會中，許多人雙眼整天離不開手機螢幕。行動科技已經是我們和他人溝通、處理事情的重要工具。因此，千萬別小看善用行動科技的好處！
不過，如果 App 設計不佳又難用，只會徒增大家報名的不便。好的活動 App 提供使用者高水準的流暢體驗。參與人員要能直接從行動裝置下載 App，存取所有重要資訊。他們也應該能透過 App 輕鬆叫出電子票券，如此就能避免在入口報名處衍生棘手狀況。
別忘了挑選能將品牌意象融入 App 圖示和介面的軟體平台，才能反映公司獨特的視覺品味。
在下手選用任何軟體平台之前，請務必確認：
- 符合支付卡產業資料安全標準：如此便能確保 App 的付款處理系統遵循線上支付安全的標準，也能讓 App 使用者放心使用，在購買票券時保障資料安全。
- API 相容性：App 蒐集的數據應該能輕鬆轉移到你的客戶關係管理 (CRM) 系統或任何使用的資料庫。API 相容性能確保你存有所有需要的資料，方便未來活動企劃參考使用。
你可能會問：如果有一項資料我需要蒐集，但沒有一個軟體平台能提供相關功能，怎麼辦？
答案其實很簡單：找到願意合作的軟體供應商，請對方協助整合你需要的功能，就能讓報名程序更流暢、讓你的公司教育活動更順利。
- 運用歷史數據讓今年的活動更完善
規劃一場高品質的活動，需要充分的資訊，並根據活動需求、審慎做出最正確的決定。每年活動所蒐集的資料都應該用來讓下一場活動更好。
我們都希望參與人員喜歡公司活動，積極參與會場的各種活動和每個環節。
如果活動報名軟體蒐集的所有資訊能輕鬆傳輸到資料庫中，你就能隨時依需求使用。
不妨考量針對以下項目蒐集資料：
- 活動參與人數
- 參與人員名單
- 熱門和冷門的活動項目
- 會議或活動人潮最熱絡的日期和時段
這些資訊有助你未來籌辦活動時，做更完善的規劃。有時候，預測公司活動是否成功、那些活動會大受好評並不簡單，但有了歷史數據，你就不會投入大量時間，卻每年都重蹈覆轍。
- 和參與人員培養情誼
規劃公司活動常需要花無數個小時處理文件，也常因此忘了舉辦這些活動的初衷。記得隨時提醒自己參與人員的需求和公司的核心宗旨。
和參與人員建立良好關係，並用心培養、維繫，就能拓展人脈、為自己和公司創造更多成長契機。
凝聚參與人員向心力、創造舒適的會議氛圍有個簡單的方法，就是設計客製化小物，例如印有公司品牌的 T 恤。
然而，要培養長久的關係不容易，讓參與人員懷抱參與會議的心態就是個難題。但不只如此，喜歡一場會議和實際長期積極參與一個組織有很大的差別。
不妨採取簡單有效的 email 行銷計畫，讓你即使在會議結束後仍能和參與人員保持聯絡。Email 行銷工具要能讓你向參與人員傳送個人化、融入品牌意象的訊息。
別忘了在會議前幾天，運用 email 行銷策略傳送歡迎信，就能在會議正式開始前先打好關係基礎，也能讓參與人員了解近期活動，以及未來其他聯絡互動的管道。
規劃公司活動實在不容易，可能讓人壓力大得喘不過氣、忙得天昏地暗。不過，只要有正確的工具和資訊，你就能克服一切挑戰。事先研擬籌辦策略，妥善運用參與人員資料、簡化報到流程，就能完美掌握時間、成功舉辦公司活動，同時強化品牌形象。
