規劃公司活動不可不知的 4 大關鍵

規劃公司活動不可不知的 4 大關鍵


活動企劃的範圍非常廣,各種產業也都需要,因此在為特定活動類型做規劃時,要找到實用資訊其實不容易。公司活動企劃是一個專門領域,如果沒有正確的知識和工具,活動規劃就容易變成棘手難題。

公司活動類型多元,可能是會議、研討會、高階主管旅遊、產品發表會,或是員工表揚大會。無論規劃哪種活動,著手開始前都應做好充分準備。完善準備和了解有助活動圓滿成功、皆大歡喜!

不管你有沒有公司活動企劃的經驗,要辦好一場活動都得費盡心力。也許你是籌畫、舉辦過多場公司活動的老手,也許你是對公司活動企劃了解不多的菜鳥。無論如何,以下這些小撇步都能助你一臂之力,讓你的活動更臻完美。

成功規劃一場公司活動有許多細節,下面幾項務必特別注意:

  • 簡化活動報名流程
  • 用 App 維持公司品牌形象
  • 運用歷史數據讓今年的活動更完善
  • 和參與人員培養情誼

只要遵循這些原則,籌辦一場完美的公司活動幾乎唾手可得。現在是不是躍躍欲試,想開始好好規劃活動了呢?讓我們馬上開始吧!

  1. 簡化活動報名流程

舉辦會議或其他公司活動的過程中,報名可說是最複雜、最手忙腳亂的一環。整理各式表單、核對 email、文件和口頭回覆等等,很容易讓人忙得焦頭爛額,只能盡力掌握所有參與人員的資料。

但誰說報名程序一定得這麼難搞?報名流程其實能輕鬆完成,就看你有沒有用正確的工具。

你應該選購一套活動報名軟體,讓軟體來管理所有麻煩事。如果軟體平台能處理這些苦差事,我們又何必浪費時間、心力,用人工的方式處理報名呢?

實用的軟體平台應該具備以下功能:

  • 客製化表單:一套好的活動報名軟體,一定要讓使用者能依自身需求,設計客製化的表單。透過軟體製作的表單,能讓你輕鬆蒐集所需的任何資料。如果因為沒蒐集到重要資料而束手無策,那多可惜!表單的設計也應該融入公司或活動的品牌。

  • 電子票券:如果參與人員能直接從手機上輕鬆取得電子票券,又何必寄送紙本票券、給自己多添麻煩?使用紙本票券一定會有票券遺失的問題,還得額外花許多時間和人力保管、核對。相比之下,電子票券簡化報名和報到流程,省時省事又簡便!

  • 付款處理功能:如果軟體沒有內建或整合的付款處理功能,就不用再考慮了。參與人員購買票券時,應該享有順暢無阻的付款體驗。務必確認你的軟體能讓參與人員使用各種線上付款方式,包含現金卡、信用卡、電子支票等等。

你的公司不應該花時間擔心報名流程的小細節,而應著眼於籌辦公司活動的大框架。

  1. 用 App 維持公司品牌形象

現今社會中,許多人雙眼整天離不開手機螢幕。行動科技已經是我們和他人溝通、處理事情的重要工具。因此,千萬別小看善用行動科技的好處!

不過,如果 App 設計不佳又難用,只會徒增大家報名的不便。好的活動 App 提供使用者高水準的流暢體驗。參與人員要能直接從行動裝置下載 App,存取所有重要資訊。他們也應該能透過 App 輕鬆叫出電子票券,如此就能避免在入口報名處衍生棘手狀況。

別忘了挑選能將品牌意象融入 App 圖示和介面的軟體平台,才能反映公司獨特的視覺品味。

在下手選用任何軟體平台之前,請務必確認:

  • 符合支付卡產業資料安全標準:如此便能確保 App 的付款處理系統遵循線上支付安全的標準,也能讓 App 使用者放心使用,在購買票券時保障資料安全。
  • API 相容性:App 蒐集的數據應該能輕鬆轉移到你的客戶關係管理 (CRM) 系統或任何使用的資料庫。API 相容性能確保你存有所有需要的資料,方便未來活動企劃參考使用。

你可能會問:如果有一項資料我需要蒐集,但沒有一個軟體平台能提供相關功能,怎麼辦?

答案其實很簡單:找到願意合作的軟體供應商,請對方協助整合你需要的功能,就能讓報名程序更流暢、讓你的公司教育活動更順利。

  1. 運用歷史數據讓今年的活動更完善

規劃一場高品質的活動,需要充分的資訊,並根據活動需求、審慎做出最正確的決定。每年活動所蒐集的資料都應該用來讓下一場活動更好。

我們都希望參與人員喜歡公司活動,積極參與會場的各種活動和每個環節。

如果活動報名軟體蒐集的所有資訊能輕鬆傳輸到資料庫中,你就能隨時依需求使用。

不妨考量針對以下項目蒐集資料:

  • 活動參與人數
  • 參與人員名單
  • 熱門和冷門的活動項目
  • 會議或活動人潮最熱絡的日期和時段

這些資訊有助你未來籌辦活動時,做更完善的規劃。有時候,預測公司活動是否成功、那些活動會大受好評並不簡單,但有了歷史數據,你就不會投入大量時間,卻每年都重蹈覆轍。

  1. 和參與人員培養情誼

規劃公司活動常需要花無數個小時處理文件,也常因此忘了舉辦這些活動的初衷。記得隨時提醒自己參與人員的需求和公司的核心宗旨。

和參與人員建立良好關係,並用心培養、維繫,就能拓展人脈、為自己和公司創造更多成長契機。

凝聚參與人員向心力、創造舒適的會議氛圍有個簡單的方法,就是設計客製化小物,例如印有公司品牌的 T 恤。

然而,要培養長久的關係不容易,讓參與人員懷抱參與會議的心態就是個難題。但不只如此,喜歡一場會議和實際長期積極參與一個組織有很大的差別。

不妨採取簡單有效的 email 行銷計畫,讓你即使在會議結束後仍能和參與人員保持聯絡。Email 行銷工具要能讓你向參與人員傳送個人化、融入品牌意象的訊息。

別忘了在會議前幾天,運用 email 行銷策略傳送歡迎信,就能在會議正式開始前先打好關係基礎,也能讓參與人員了解近期活動,以及未來其他聯絡互動的管道。

規劃公司活動實在不容易,可能讓人壓力大得喘不過氣、忙得天昏地暗。不過,只要有正確的工具和資訊,你就能克服一切挑戰。事先研擬籌辦策略,妥善運用參與人員資料、簡化報到流程,就能完美掌握時間、成功舉辦公司活動,同時強化品牌形象。

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